Image Post
Главная » 2016 » Июнь » 16 » Система KPI для малого бизнеса
13:22
Система KPI для малого бизнеса
Система KPI для малого бизнеса

Система оценки эффективности работы предприятия помогает обеспечить обратную связь между стратегическими планами компании, настоящим положением дел и задачами, которые нужно решить для достижения желаемых результатов.

KPI - одна из оценочных методик, позволяющая сформировать показатели, способствующие достижению целей предприятия.

Что такое Key Performance Indicators (KPI)?

В дословном переводе:

Key - ключ;
Performanc - результативность, эффективность;
Indicators - индикаторы, показатели.

Термины "результативность" и "эффективность" требуют уточняющей формулировки.

Результативность - степень достижения запланированных результатов.

Эффективность - соотношение полученных результатов и затраченных ресурсов.

Таким образом, точный перевод KPI означает "ключевые показатели результата деятельности", но чаще используется термин "Ключевые показатели эффективности".

Внедрение системы KPI позволяет:

разработать ясные и четкие цели для компании на оцениваемый период и в долгосрочной перспективе;
выстроить систему управления прибыльностью предприятия;
выстроить систему мотивации персонала;
сделать слаженной работу подразделений компании и сотрудников в подразделениях;
создать вовлеченность сотрудников в цели организации.
Следует учесть, что разработка и внедрение системы требует значительных ресурсов (материальных и временных). Руководство компании должно понимать, что пройдет какой-то период времени пока персонал компании осознает насколько система удобна и эффективна. Необходимо информировать персонал о ходе проекта, проводить обучающие семинары.

Предпосылки для внедрения системы KPI

Разработка и внедрение системы KPI целесообразно, если в компании существуют следующие проблемы:

Критерии оценки и материального вознаграждения персонала считаются несправедливыми.
Сотрудники не участвуют в определении целей, устанавливаемых для них. У персонала компании отсутствует чувство значимости и причастности к деятельности компании. Не используются в полной мере профессиональные навыки каждого работника.
Менеджмент "утопает в текучке" и менеджеры не могут сосредоточить внимание на достижении целей предприятия, т.к. они четко не обозначены.
Оценка эффективности работы (если таковая существует) воспринимается как бюрократическая "писанина", она незначительно влияет на эффективность работы и развитие сотрудников. Она, также, не отражает и не укрепляет стратегию компании, не акцентирует внимания на действительно важных для увеличения прибыльности предприятия факторах, таких как качество продукции или обслуживания клиентов.
Внедрение системы KPI сосредоточит внимание менеджеров и рядовых исполнителей на решении текущих задач, которые приведут к увеличению прибыльности компании. Персонал будет понимать цель своей деятельности, исчезнет значительная напряженность, связанная с факторами неопределенности. Справедливая и прозрачная система материального стимулирования даст заинтересованность и неформальный подход к системе оценки.

Этапы разработки

Генеральный директор подписывает приказ о начале проекта, который доводится до сведения всех сотрудников. Назначается руководитель проекта и выбирается рабочая группа. Прописываются план и бюджет.

Проект может реализовываться собственными силами предприятия или с помощью привлеченных консультантов. В каждом варианте есть свою плюсы и минусы.

Так как KPI является измерителем результативности бизнес-процессов, то косвенно она связана с системой управления по целям, а также с системой грейдирования (тарифной сеткой и т.д.), определяющей основную часть материального вознаграждения работников.

К началу проведения проекта KPI, для каждого сотрудника должна быть прописана должностная инструкция, определяющая основную цель должности и главные задачи и действия, выполняемые на этой должности. На основании этих документов в дальнейшем будут прописаны KPI для каждого сотрудника.

Проект предусматривает следующие этапы:

Разработка стратегических планов компании;
Определение задач компании и каждого сотрудника на основе стратегии;
Разработка цикла системы и необходимой документации;
Функционирование в тестовом режиме;
Внесение необходимых корректив;
Полноценное функционирование системы.
Остановимся более подробно на описаниях этапов.

1. Разработка стратегических планов компании

Проводится стратегический и SWOT анализ предприятия (учет сильных и слабых сторон, потенциальных возможностей, рисков). Разрабатываются стратегические планы предприятия "сверху - вниз":

корпоративный уровень - финансы, закупки, продажи, развитие новых бизнесов и ликвидация убыточных, открытие/закрытие офисов в других странах и т.д.;
уровень ТОП-менеджмента - основываясь на корпоративном стратегическом плане разрабатываются цели по повышению конкурентной способности предприятия. Решения принимаются Советом директоров;
уровень руководителей функциональных сфер и руководителей линейных и удаленных подразделений. Выстраивают планы подразделений, ориентируясь на решения вышестоящих уровней.
Этап предполагает, что будут определены стратегические цели компании, т.е. то, чего мы хотим достичь. Они должны быть сформулированы в конкретных цифрах и сроках и быть вдохновляющими. Реальность достижения и наличие необходимых ресурсов - обязательные условия.

За информирование персонала о ходе проекта отвечает PR служба компании или служба персонала. Прекрасно, если первый руководитель найдет время выступить на собрании перед своими сотрудниками. Можно, также, сделать рассылку, напечатать информацию в корпоративной газете и т.д.

2. Определение задач компании и каждого сотрудника

Задача - что нужно сделать (какие конкретные действия предпринять) , чтобы достичь цели.

Основой вопрос: какой конкретно результат делает работу каждого сотрудника эффективной и способствует реализации корпоративной цели?

Бывает, что для увеличения эффективности работы нужно усовершенствовать бизнес - процесс, т.е. изменить последовательность регулярно повторяющихся действий, которые выполняет на своей должности работник. Желательно прописать бизнес-процессы предприятия, хотя бы по упрощенной схеме: основные, вспомогательные и управляющие. Может, они тоже требуют усовершенствования.

Создаются рабочие группы, состоящие из менеджеров среднего звена, для которых проводятся информационные семинары по системе оценки и практические кейсы по составлению планов и задач для подчиненных. Менеджеры корректируют моменты, которые, с их точки зрения, необходимо исправить. В ответственности этих руководителей лежит обязанность донести информацию до членов своих подразделений.

Задачи прописываются "сверху-вниз". Генеральный менеджер прописывает задачи для членов Совета директоров. Высший менеджмент - для руководителей структурных подразделений и так далее - до рядовых исполнителей.

На этом же этапе создает пилотная версия рабочей документации или электронной версии программы.

3. Цикл системы

Определяется периодичность оценки. Разрабатываются критерии материального вознаграждения работников.

Постоянная часть материального вознаграждения - ставка - определяется в соответствии с грейдом или тарифной сеткой. KPI влияют на переменную часть, т.е. на выплату различных премий и бонусов. Разрабатывается и доводится до сведения всех сотрудников шкала выплат, например: то 80% до 100% выполнения KPI - 100% премия, от 50% - до 80% - 60% премии и т.д. (на усмотрение руководства предприятия). Таким образом, работник четко понимает за достижение каких результатов ему будет выплачена премия и в каком размере.

Руководители всех уровней проводят со своими подчиненными рабочие встречи, на которых обсуждают зоны ответственности работника и ожидания от выполнения работы.

В течение всего периода происходит наблюдение и документирование менеджером эффективности работы каждого сотрудника. Для подчиненных важна обратная связь с "наставником" и его помощь. При необходимости - обновление ожиданий от работы.

Периодическая оценка эффективности работ. Результаты исполнения в сравнении с ожиданиями и целями.

Если необходимо - проведение коучинга для сотрудника, его участие в различных обучающих программах.

Постановка целей на новый период.

4. Внесение корректив

После прохождения первого периода оценки, руководитель проекта собирает рабочие группы руководителей высшего и среднего звена и получает от них обратную связь по процессу внедрения KPI.

Для рядовых исполнителей разрабатываются соответствующие анкеты.

Анализируются изменения бизнес-процессов и степень достижения желаемых результатов.

Вся эта информация выносится на обсуждение Совета директоров для внесения необходимы корректировок.

Примеры KPI

Специалист по закупкам

Соблюдение сроков поставок и выполнение условий контрактов
Размеры скидок и приемлемые условия оплаты
Качество работы с претензиями
Оперативность в обеспечении материалами
Наличие нескольких аналогичных альтернативных предложений.
Категория: Секреты бизнеса | Просмотров: 3555 | Добавил: Генадич | Рейтинг: 0.0/0
Всего комментариев: 0
Добавлять комментарии могут только зарегистрированные пользователи.
[ Регистрация | Вход ]